信息化与精益管理：建设工程项目“双龙会”

        规范管理与控制风险，是很多企业实施建设工程项目时的基本要求。而跟随着信息技术的“闪转腾挪”，运用信息化来实现一体化精益管理的方法，成为了众多企业建设工程项目上马时的必备“武器”。
        上海良友集团是上海粮食行业的龙头企业，其拥有20余家全资、控股及参股公司，经营领域涵盖粮油加工、仓储物流、便利连锁、粮油贸易、进出口业务、实业投资等。早在2004年，上海良友集团就投资约10个亿，在上海外高桥港口建设一个粮食储备和加工运输的专用码头。据介绍，该工程是上海良友集团战略发展的重点之一，也是全国性的示范工程。但筹建伊始，集团的总工就犯了难，因为包含门卫在内，整个上海良友集团的筹建处一共也就二十几个人，如何能更好地管理这么一个特大型的项目呢？
        实际上，不仅是上海良友集团，很多企业都在日常的工程建设中，遭遇了相同的“管理”瓶颈。改革开放以来，我国建设工程数量飞速增长，施工工地随处可见，且各地每年都有数以百计乃至千计的大型建设工程上马。随着建设工程项目的大型化、专业化分工的不断细化，以及对投资回报的更高要求，工程项目管理在国内逐渐成为了热点和焦点。
 缘起：复杂项目的简单管理需求
        综观当前的建设工程项目，执行项目管理职能的实体一般有三种组织形式：业主单位；为大型建设项目而设的项目公司；甲方代理（专业项目管理）公司。这些企业通常都管理着一个或数个甚至上百个建设工程项目，也操控着可能高达几千万乃至数亿元的项目资金。对于这些企业来说，规范管理和控制风险是项目管理的重中之重。
        而在现代企业管理中，信息化又通常是规范管理和控制风险的有力武器。原因即在于，不规范的管理和风险通常是由于信息不完全造成的。在这种情况下，借助专业的第三方咨询机构，为建设工程方找到有效的信息化解决方案，以帮助其提高项目管理水平和工作效率，成为了一条较为可行的解决之道。
        再回到本文的开头，要回答上海良友集团总工的这个问题并不容易，因为一个大型建设工程项目实在是非常的复杂。
        建设工作复杂。项目由许多复杂的部分组成。一个港口有厂房建设、设备、各种线路、道路、景观以及各种建筑。每幢楼又都有土建、照明、水、强电、电话、网络等各种复杂的内容。对于上海良友集团的这一项目，光是所有项目子项，就有8000项之多。
        参与建设的单位众多。一号楼的照明可能是A公司部署的，二号楼的照明可能B公司安装的，而所有楼的土建又是承包给C公司的；另外请了D公司监理景观工程，其他都有E公司监理；景观设计可能由F公司设计，而办公楼的外观设计由G公司，所有电话和网络都由H公司设计和部署。
        如果画一张建设任务和相关单位的关系图，可能就像一团乱麻。
        项目周期长。上海良友集团这一项目计划建设三年。三年内，员工可能会更换，建设计划可能会变更，项目的各个阶段，比如前期、招投标、施工期、运维期等，各个阶段的工作重点也有很大的不同。这样，对于人才的要求，对于设计方案、预算与实际施工的一致性，都提出了很高的要求。另外，由于项目周期长，还可能出现这样的情况：项目做了一年后，很多刚开始时候的文档都找不到了；特别项目最终验收时，可能除了财务的数据比较全之外，其他文档和各种信息都已经遗失了很多。
        鉴于这种情况，上海良友集团找到了风易咨询（Fisnis）。这是一家专注于提供项目管理的IT解决方案的专业公司，其擅长运用丰富的工程行业经验和专业管理的视角帮助客户解决项目管理的问题。上海良友集团正是风易咨询创立后的第一个客户。
        应该看到，在工程项目管理这一专业领域内，由于项目非常复杂，信息在其中对管理的效率和效益起到了决定性的作用。风易咨询充分借鉴了现代ERP思想，对上海良友集团的工程项目管理提出了一体化精益管理的IT解决方案。
实施：用信息化实现精益管理一体化
        现代的ERP以企业的资源管理为视角，从资源利用的效率和效益上来优化企业管理、规范流程和降低企业运营风险。ERP有两个重要的特点：一个是一体化，即ERP是一个集成的应用，销售、采购、生产、财务等在ERP中不是孤立的职能，而是一个一体化的整体；另一个是精益化，即完整地记录企业的资源状况和与资源相关的活动，来进行进一步的分析与优化。
        对建设工程来说，由于它不存在诸如销售等职能，因此财务资源和文档资源成为了工程项目管理的核心。于是，风易咨询把ERP思想中最为重要的一体化思想和精益管理思想引入到了工程项目管理的IT解决方案中。 
        风易咨询把工程项目管理的资源分为两类：财务资源和文档资源。
        财务资源非常容易理解。项目中最为重要的就是资金。工程项目管理的投资或成本管理有着自身的特点，其一般基于概算价、合同价、结算价进行，同时根据工作量来进行实际付款。
        应该说，投资和成本管理是非常严谨的工作。一个项目的每一个子项——WBS元素（Work Breakdown Structure，工作分解结构）都需要遵循这样一个流程。因此，假设有1000个WBS元素，每个子项分成10期来建设，就会有十万条左右的财务相关凭证发生。风易咨询的IT解决方案实现了完整的财务流程，并可以与企业的现有财务系统集成。
        除了对于财务流程的实现，投资和成本管理的信息化还能带来更多好处：自动提醒实际付款的比例，加强控制；自动查看整个工程项目的财务状况，并可以向下分解至任意希望查看的明细上；根据概算或合同跟踪比较项目的实际进展；根据需要的各类投资和成本管理的报表；根据投资和成本管理的流程，通过系统和施工方、监理方、审价方协作。
        通过风易咨询的财务资源管理，上海良友集团在该环节中的效率大大提升，工程总负责人做到了对项目每个细节的了如指掌。哪个施工付了多少钱；哪些工程付款过多，需要控制一下；哪个工程可能再不控制的话，项目将超出合同价；等等问题，对工程总负责人来说，都变成了轻松的事。同时，筹建处的同事们也不再为工程总负责人突然需要某份财务报告而心烦了，只要平时仔细做好工作，就不再需要时刻准备着去救火了。
        风易IT解决方案的另一核心是文档资源的管理。在工程项目管理中，包括了各类文档：合同文本，施工计划、施工周报、月报，监理日报、周报、月报，安全管理文档，质量管理文档，工程例会纪录，形象进度等等。
        文档需要和两个因素相结合，一个是项目的主题，一个是项目的WBS分解。比如，上海良友集团粮食储备和加工运输专用码头建设工程中长江码头标段招投标阶段的文档，就通过统一的文档管理模型，把项目中杂乱的文档管理了起来。
        有了这样的先进管理，在解决方案实施后，上海良友集团的工程总负责人开了这样一个玩笑：“将来项目验收时，只要把系统里的文档导出来刻成一张盘就行了。” 
        正是在风易咨询的IT解决方案中，上海良友集团找到了解开工程项目管理的一把钥匙：用信息化来实现一体化的精益管理。
        从上海良友集团开始，风易咨询面向工程项目管理的IT解决方案受到了诸多关注。从上海外高桥港口、洋山港港口，到华东建筑设计院，许多建设工程的相关企业都与风易咨询开展了合作。而这也从另外一个方面证明了，很多建筑工程企业都开始重视项目管理，以运用信息化进行一体化的精益管理，最终提升项目的效率与效益。

（来自上海信息化网）